記事外注を始めたいけれど、どうやって依頼すればいいのか分からない。マニュアルの作り方や具体的な指示内容に悩んでいませんか？実は、効果的な記事外注のマニュアル作成は、コンテンツ品質と制作効率を大きく左右します。初めての外注でも失敗しないために押さえるべきポイントがあります。この記事では、記事外注の基本から実践的なマニュアル作成手順まで、初心者でもすぐに実践できる方法を解説します。外注先とのスムーズな連携と高品質な記事獲得のコツをマスターしましょう。
記事外注のマニュアルとは？
記事外注のマニュアルとは、外部のライターやディレクターに記事作成を依頼する際に、求める内容や品質を明確に伝えるための指示書です。適切なマニュアルがあることで、イメージ通りの記事を受け取れる可能性が高まります。
マニュアルを作成する目的は、外注先との認識のズレを防ぎ、修正依頼の回数を減らすことにあります。また、マニュアルを一度作成しておけば、複数の外注先に同じ基準で依頼できるというメリットもあります。
なぜ記事外注にマニュアルが必要なのか
記事外注においてマニュアルが必要な理由は、主に3つあります。1つ目は「品質の均一化」です。複数のライターに依頼する場合でも、一定の品質を保つことができます。2つ目は「効率化」で、指示内容を毎回考える手間が省けます。3つ目は「コミュニケーションコストの削減」で、細かい指示や修正依頼のやり取りが減少するため、時間と労力の節約につながります。
マニュアルなしで外注を進めると、想像以上に多くの時間を修正依頼に費やすことになります。また、ライターごとに品質にばらつきが出てしまい、サイト全体の一貫性が失われるリスクもあります。
記事外注マニュアルに含めるべき基本要素
効果的な記事外注マニュアルには、以下の基本要素を含めることが重要です。まず「記事の目的」を明確にし、何のために記事を作成するのかを伝えます。次に「ターゲット読者」を具体的に示し、どのような人に向けた記事なのかを理解してもらいます。
「文体や表現のルール」では、敬語を使うのか、カジュアルな表現にするのかなどを指定します。「構成のガイドライン」では、見出しの数や階層、各セクションの字数などの目安を示します。「SEO要件」として、ターゲットキーワードや密度、メタディスクリプションなどの情報も含めると良いでしょう。
これらの要素をマニュアルに含めることで、外注先は依頼者の意図を正確に理解し、より的確な記事を作成できるようになります。
記事外注マニュアル作成の5ステップ
記事外注マニュアルを効果的に作成するための手順を、5つのステップに分けて解説します。これらのステップに沿って進めることで、初心者でも迷わずマニュアルを完成させることができます。
各ステップでは具体的なアクションと、そのポイントを詳しく説明していきます。実際の業務に取り入れやすいよう、実践的な内容を心がけています。
ステップ1：目的とターゲットの明確化
マニュアル作成の第一歩は、記事の目的とターゲットを明確にすることです。目的には「集客」「コンバージョン獲得」「ブランディング」など様々なものがあり、これによって記事の方向性が大きく変わります。
ターゲット設定では、「年齢」「性別」「職業」「興味関心」「抱える課題」などの情報を具体的に記載します。「30代の子育て中の女性で、時短料理に関心がある」というように、できるだけ具体的な人物像を示すことで、ライターはその読者の視点に立った記事を作成しやすくなります。
この段階では、マーケティングペルソナを活用するとより効果的です。ペルソナは架空の理想的な顧客像で、これを共有することでライターは読者のニーズや痛点を理解しやすくなります。
ステップ2：記事構成と執筆ルールの設定
次に、記事の構成と執筆ルールを設定します。構成では、見出しの階層（H1、H2、H3など）や各セクションの字数目安を具体的に指示します。例えば「H2見出しは4〜6個、各セクション800〜1000字程度」のように数値で示すと分かりやすいでしょう。
執筆ルールには、文体（「です・ます調」か「である調」か）、段落の長さ（3〜4文で1段落など）、専門用語の使い方などを含めます。禁止事項も明確にしておくと良いでしょう。例えば「一人称は使わない」「競合他社の名前は出さない」などです。
これらのルールを設定する際は、自社のブランドイメージや既存コンテンツとの一貫性を考慮することが重要です。読者が違和感なく読み進められるよう、トーンとマナーを統一しましょう。
ステップ3：SEO要件の詳細化
記事がWebサイトでの検索上位表示を目指すなら、SEO要件を詳細に記載することが重要です。ターゲットキーワードはもちろん、その適切な配置場所（タイトル、見出し、本文など）や密度も指定します。
内部リンクの挿入ルールも明確にしましょう。「関連する自社記事へのリンクを2〜3個入れる」「アンカーテキストは自然な文脈で」といった具体的な指示が効果的です。
メタディスクリプションの文字数や含めるべき要素（キーワード、CTAなど）についても触れておくと良いでしょう。SEO要件は専門的になりがちですが、外注先の理解度に合わせて、必要に応じて用語解説を加えることも検討してください。
ステップ4：サンプル記事と具体例の提示
言葉だけの説明では伝わりにくい部分もあるため、理想とするサンプル記事や具体例を提示することが効果的です。自社の過去の優良記事や、参考にしたい競合サイトの記事などを示すことで、求める品質や方向性が明確に伝わります。
良い例だけでなく、避けるべき例も示すと理解が深まります。「このような見出しの付け方は避けてください」「こういった表現は使わないでください」といった具体例があると、ライターは迷わず執筆できます。
サンプルを提示する際は、なぜそれが良い例なのか、どの部分を参考にしてほしいのかを明確に説明すると、より効果的です。
ステップ5：納品形式と修正フローの明確化
最後に、納品形式と修正フローを明確にします。納品形式では、ファイル形式（Word、Googleドキュメント、HTMLなど）や画像の有無、画像がある場合は解像度や著作権の取り扱いなども指定します。
修正フローでは、修正依頼の方法や回数制限、修正期限などを明確にしておきましょう。「修正は最大2回まで」「修正依頼から3営業日以内に対応」など、具体的な条件を設定しておくことで、スムーズな進行が期待できます。
また、納品後のチェックポイントリストを共有しておくと、外注先が自己チェックを行いやすくなり、修正回数を減らすことにつながります。
記事外注マニュアルの実践的なテンプレート
ここでは、実際に使える記事外注マニュアルのテンプレートと、その効果的な活用方法を紹介します。このテンプレートを基に、自社の状況や目的に合わせてカスタマイズすることで、すぐに実践できるマニュアルが完成します。
テンプレートは基本構成を示したものですので、必要に応じて項目を追加したり、詳細化したりして使用してください。業種や記事の種類によって重視すべきポイントは異なります。
基本情報セクションの作り方
マニュアルの冒頭には、基本情報セクションを設けましょう。ここには、記事タイトル、ターゲットキーワード、想定読者、記事の目的、文字数、納期などの基本的な情報を記載します。
特に重要なのは「記事の目的」です。「商品購入を促す」「問い合わせを増やす」「専門性をアピールする」など、具体的な目的を明示することで、ライターは適切な文脈やCTAを織り込むことができます。
また、参考URLや競合サイトなども記載しておくと、ライターが内容や方向性を理解しやすくなります。このセクションは簡潔に、一目で把握できるよう表形式にまとめるのが効果的です。
| 項目 | 内容 | 備考 |
|---|---|---|
| 記事タイトル | 【例】初心者向け記事外注マニュアルの作り方 | SEO対策済みのタイトル案 |
| ターゲットキーワード | 【例】記事外注 マニュアル | 主キーワードと関連キーワード |
| 想定読者 | 【例】記事外注を始めたいWebマーケター | 具体的なペルソナ |
記事構成テンプレートの例
効果的な記事構成テンプレートは、記事の種類によって異なります。ここでは、ハウツー記事と情報提供記事の2種類のテンプレート例を紹介します。
ハウツー記事の基本構成は以下の通りです。導入部分で読者の課題を明確にし、本文では具体的な手順やポイントを説明します。最後に実践を促す結論で締めくくります。
- H1：タイトル（キーワードを含む）
- 導入文（問題提起と解決の約束）
- H2：基礎知識・背景説明
- H2：手順・方法の解説（複数のH3で詳細化）
- H2：実践するうえでの注意点・ポイント
- H2：まとめ・アクションへの促し
情報提供記事の場合は、読者の疑問に答える構成が効果的です。導入で疑問を提示し、本文でその回答や関連情報を詳しく解説します。
- H1：タイトル（疑問形式が多い）
- 導入文（疑問の提示）
- H2：概要・基本的な説明
- H2：詳細解説（複数のH3で体系化）
- H2：事例・具体例
- H2：よくある質問・補足情報
- H2：まとめ
これらのテンプレートは基本形ですので、記事のテーマや目的に応じてカスタマイズしてください。例えば、比較記事なら「メリット・デメリット」のセクションを追加するなど、柔軟に対応しましょう。
文体・表現のルールセクション
文体や表現のルールは、ブランドの一貫性を保つために非常に重要です。このセクションでは、文末表現（「です・ます調」か「である調」か）、段落の長さ、句読点の使い方などを明確に指定します。
専門用語の扱いについても触れておくと良いでしょう。「初出時は必ず説明を入れる」「難しい用語は言い換えを心がける」などのルールを設けることで、読者に優しい記事になります。
禁止表現や避けるべきフレーズも明記しておくと安心です。例えば「断定的な表現を避ける」「誇大な表現を使わない」「差別的な表現に注意する」などのガイドラインを示しておきましょう。
文体・表現のルールを作成する際のポイント
- 自社の既存コンテンツと一貫性を持たせる
- 読者層に合わせた表現レベルを設定する
- 専門用語の使用基準を明確にする
- 好ましくない表現の具体例を示す
SEOガイドラインの詳細設計
SEOガイドラインでは、キーワードの使用方法や内部リンク、メタデータなどについて詳細に指定します。キーワードについては、メインキーワードと関連キーワードを明記し、それぞれの理想的な出現頻度や配置場所を示します。
内部リンクについては、「関連記事へのリンクを3つ以上入れる」「自然な文脈でアンカーテキストを設定する」などのルールを設けます。また、外部リンクの扱いについても、「信頼性の高いサイトのみリンクする」「競合サイトへのリンクは避ける」などの基準を示しておくと良いでしょう。
メタデータ（タイトルタグ、メタディスクリプションなど）の作成ルールも重要です。文字数制限や含めるべき要素（キーワード、USP、CTAなど）を明確にしておくことで、検索結果での表示効果を高めることができます。
納品・修正フローのルール化
最後に、納品・修正フローを明確にルール化しておきましょう。納品方法（メール、クラウドストレージ、専用システムなど）や納品物の形式（Word、Googleドキュメント、HTMLなど）を具体的に指定します。
修正フローでは、修正依頼の方法（コメント機能を使うなど）や、修正回数の上限、修正期限などを明記します。「初回納品後3営業日以内に修正依頼を出す」「修正は2回までとし、それ以降は別料金」などの条件を予め設定しておくことで、スムーズな進行が期待できます。
また、最終チェックリストを共有しておくと、ライター自身が品質確認を行ってから納品できるため、修正の手間を減らすことができます。チェックリストには「キーワードが適切に配置されているか」「誤字脱字はないか」「見出し構成は適切か」などの項目を含めると良いでしょう。
記事外注マニュアル作成時の注意点
ここまで記事外注マニュアルの作成方法について解説してきましたが、実際に運用していく中でいくつかの注意点や改善ポイントが出てきます。これらを押さえておくことで、より効率的で効果的なマニュアル運用が可能になります。
特に初めて記事外注を行う場合は、マニュアルを完璧に作り込もうとするよりも、まずは基本的な要素を押さえたシンプルなものから始め、徐々に改善していく方針が現実的です。
初心者がつまずきやすいポイント
記事外注マニュアル作成で初心者がつまずきやすいポイントとして、「指示が抽象的になりがちである」「自分の頭の中のイメージを言語化できない」「必要以上に細かく指定しすぎる」などが挙げられます。
抽象的な指示を避けるためには、「質の高い記事」ではなく「見出しごとに200字以上、専門用語は初出時に説明を入れる」など、具体的な基準を示すことが重要です。イメージの言語化が難しい場合は、良い例と悪い例を具体的に示し、「このような記事を目指してください」と伝えると効果的です。
一方で、細かすぎる指定はライターの創造性を阻害し、かえって記事の質を下げることがあります。重要なポイントに絞ってルールを設定し、細部については適度に裁量を与えることもバランス良いマニュアル作りのコツです。
ライターからのフィードバックを活かす方法
マニュアルは一度作ったら終わりではなく、実際に使用した結果やライターからのフィードバックを基に継続的に改善していくべきものです。定期的にライターから「分かりにくかった点」「もっと詳しく知りたい点」などのフィードバックを集めましょう。
例えば、「キーワード密度の指定が現実的ではない」「参考記事と要求内容が一致していない」といった具体的な指摘は、マニュアル改善の貴重な情報源となります。
フィードバックを集める方法としては、納品時のコメント欄を設ける、定期的なアンケートを実施する、オンライン会議で直接意見交換するなどが効果的です。集めたフィードバックは整理・分析し、優先度の高いものから順にマニュアルに反映させていきましょう。
マニュアルの定期的な見直し
記事外注マニュアルは、定期的な見直しと更新が必要です。SEOのトレンドやGoogleのアルゴリズム変更、自社のコンテンツ戦略の変化などに合わせて、適宜更新していくことが重要です。
見直しのタイミングとしては、四半期に一度程度が目安になるでしょう。また、大きな方針転換があった場合や、特定の問題が繰り返し発生している場合は、その都度見直しを行うことをおすすめします。
更新履歴を残しておくと、どのような変更があったかが分かりやすく、ライターも最新のルールを把握しやすくなります。「〇月〇日更新：キーワード戦略の変更に伴い、メインキーワードを追加」のように、日付と変更内容を記録しておきましょう。
複数のライターとの円滑なコミュニケーション戦略
多くの場合、記事外注は複数のライターと並行して進めることになります。その際、一貫したマニュアルを共有することに加えて、円滑なコミュニケーション戦略を持つことが重要です。
例えば、共通の質問に対するFAQを用意しておくと、同じ質問に何度も回答する手間が省けます。また、オンラインでのコミュニケーションツール（Slack、ChatworkなどのビジネスチャットやGoogleドキュメントのコメント機能など）を活用すると、迅速かつ効率的なやり取りが可能になります。
特に重要なのは、フィードバックの伝え方です。修正依頼は具体的かつ建設的に行い、「この部分が分かりにくい」ではなく「〇〇の観点から△△のように書き直してほしい」と、より具体的な指示を心がけましょう。良い点も積極的に伝えることで、ライターのモチベーション維持にもつながります。
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まとめ
記事外注のマニュアル作成は、初めは手間がかかるように感じるかもしれませんが、長期的に見れば時間と労力の大幅な節約につながります。適切なマニュアルがあれば、外注先とのコミュニケーションがスムーズになり、高品質な記事を効率的に受け取ることができます。
本記事で紹介した5ステップ（目的とターゲットの明確化、記事構成と執筆ルールの設定、SEO要件の詳細化、サンプル記事と具体例の提示、納品形式と修正フローの明確化）に沿って作成を進めることで、初心者でも効果的なマニュアルを作ることができます。
マニュアルは一度作ったら終わりではなく、運用しながら継続的に改善していくものです。ライターからのフィードバックを積極的に取り入れ、定期的な見直しと更新を行うことで、より効果的なコンテンツ制作の仕組みを構築していきましょう。